A tecnologia Intelligent Business Process Management Suite (iBPMS) tem se mostrado uma ferramenta estratégica para a gestão de processos em Recursos Humanos ao oferecer um conjunto extenso de funcionalidades que contribuem para a gestão de talentos e processos operacionais, de acordo com um estudo publicado pela Vilnius University, em 2020.

De acordo com a pesquisa realizada, as soluções de iBPMS fornecem às equipes de RH a capacidade de construir fluxos de aprovações e requisições para a área. E um dos maiores benefícios desse tipo de solução é a interface, que é muito intuitiva, possibilitando que a criação de workflows seja feita por especialistas em RH – dispensando a necessidade de recursos e conhecimentos técnicos para operacionalizar a plataforma de iBPMS.

“O iBPMS é uma evolução dos sistemas tradicionais de Business Process Management (BPM), e incorpora tecnologias avançadas, como a IA, aprendizado de máquina, análise de dados em tempo real e integração com outras tecnologias, como Robotic Process Automation (RPA). No campo de Recursos Humanos, o iBPMS pode ser aplicado de diversas maneiras, desde o recrutamento e seleção até o desenvolvimento e retenção de talentos”, explica Rafael Leopoldo, diretor de Crescimento e Tecnologia da Selbetti Tecnologia.  

Aplicações em RH

Ainda segundo Leopoldo, ao integrar funcionalidades avançadas, como análise de dados em tempo real, automação inteligente e interfaces intuitivas, o iBPMS permite a otimização de diversas atividades essenciais na área de RH, tais como a automação de fluxos de solicitação de férias, gestão de licença-maternidade/paternidade, gestão de reembolso e benefícios como vale-alimentação e refeição, bem como vale-transporte.

"A gestão de férias, por exemplo, pode se tornar uma tarefa complexa sem os devidos controles. Utilizando sistemas de iBPMS, as empresas podem automatizar todo o fluxo de solicitação, aprovação e registro das férias dos colaboradores. O sistema permite que os funcionários façam suas solicitações diretamente na plataforma, que, por sua vez, encaminha o pedido automaticamente aos gestores responsáveis pela aprovação. Além disso, a integração com sistemas de folha de pagamento assegura que os cálculos referentes às férias sejam realizados de maneira precisa e pontual", explica o executivo.

Além desses, Leopoldo também destaca outro processo que pode ser significativamente aprimorado pelo iBPMS: a gestão de licenças maternidade e paternidade. A plataforma pode automatizar a solicitação da licença, gerenciar os prazos e manter os registros necessários para o cumprimento da legislação trabalhista. Com o uso de alertas automáticos, o sistema notifica os gestores e os colaboradores sobre o início e término das licenças, facilitando o planejamento de substituições temporárias e garantindo a continuidade das atividades.

"O processo de reembolso de despesas é outra área que pode se beneficiar enormemente da tecnologia iBPMS. Ao automatizar a submissão, a aprovação e o pagamento dos reembolsos, o sistema reduz significativamente o tempo e os esforços necessários para a gestão dessas solicitações. Os colaboradores podem inserir suas despesas diretamente na plataforma, anexar recibos digitalmente e acompanhar o status do seu pedido em tempo real. O iBPMS garante que todas as solicitações sejam processadas de acordo com as políticas da empresa, minimizando erros e fraudes. A integração com sistemas financeiros facilita a contabilidade e a auditoria das despesas", lembra o executivo.

Legislação brasileira

O iBPMS também facilita a conformidade com as regulamentações trabalhistas e de segurança. No Brasil, onde a legislação trabalhista é complexa e sujeita a mudanças frequentes, manter-se em conformidade pode ser um desafio. Sistemas de gestão de processos inteligentes podem ser configurados para monitorar e garantir a conformidade, alertando os gestores sobre qualquer desvio e automatizando a criação de relatórios de conformidade. Isso não só reduz o risco de multas e penalidades, mas também libera tempo para os profissionais de RH se focarem em atividades estratégicas.

Em resumo, de acordo com as pesquisas do setor, o iBPMS não só transforma a gestão de RH, mas também impulsiona o desempenho organizacional. Investir nessa tecnologia pode ser um diferencial competitivo crucial em um mercado cada vez mais desafiador e dinâmico. Portanto, é essencial que as empresas considerem seriamente a adoção do iBPMS em suas estratégias de gestão de Recursos Humanos, aproveitando ao máximo os benefícios que essa tecnologia inovadora tem a oferecer.