Um dos principais pilares que sustentam uma empresa, garantem equilíbrio e sucesso do negócio é a gestão. Mesmo com uma estrutura mínima, o comprometimento no controle e planejamento de métricas pode ajudar muito a alavancar os próximos passos, gerando escala e rentabilidade ao seu negócio.

Na Resultados Digitais, por exemplo, procuramos aplicar as melhores práticas do mercado e isso é um dos fatores cruciais para a escalabilidade rápida da empresa. Assim conseguimos ter o controle certo sobre as métricas e pouca margem de erro sobre as previsões, com perspectivas e cenários realizáveis.

Essa prática foi um dos diferenciais que nos permitiram receber o aporte de grandes investidores. Também nos deu a certeza na tomada de decisões e quais devem ser os próximos passos para o crescimento e posicionamento no mercado nacional e internacional.

Também temos certeza de que a sua agência pode potencializar seus resultados e garantir mais escalabilidade adotando ou reformulando alguns processos de gestão.

E para ajudar nesse pilar da sua empresa, este post traz um guia para que você possa adaptar e colocar em prática algumas de nossas estratégias de gestão.

Seguindo esses passos, sua agência poderá ter maior visão sobre as projeções e controle de métricas, o que refletirá na tomada de decisão sobre contratações, investimento de recursos e precificação de serviços.

Principais benefícios de uma boa gestão

Neste post, você vai validar como a gestão financeira da sua agência é importante para:

• Auxiliar na definição de portfólio de produtos e precificação;
• Auxiliar na tomada de decisão sobre os custos, investimentos e contratações;
• Reduzir overhead e despesas operacionais;
• Garantir caixa para pagar contas em dia;
• Otimizar custos e despesas.

Para alcançar esses objetivos, você terá conhecimento sobre as melhores práticas dos seguintes tópicos:

1. Demonstração do Resultado do Exercício (DRE);
2. Controle de Fluxo de Caixa;
3. Planejamento Financeiro;
4. Dashboard de Gestão;
5. Oportunidades de Otimização.

1. Demonstração do Resultado do Exercício (DRE)

O principal documento de gestão financeira de uma empresa é a Demonstração do Resultado do Exercício (ou DRE). Nela são concentradas informações como a margem do serviço prestado pela agência e o lucro gerado.

Com esses dados, a gestão de caixa da empresa fica muito mais precisa, evitando surpresas negativas.

Com a aplicação prática da DRE em sua gestão, você conseguirá:

• Introduzir conceitos básicos de gestão financeira na sua agência;
• Fazer análises de uma DRE para otimização do seu resultado financeiro;
• Realizar um bom planejamento financeiro de custos, novas contratações e decisões de investimentos em geral;
• Ter independência para criar relatórios gerenciais.

Ter a visão do resultado financeiro da empresa é fundamental para tomar decisões. Além disso, somente com uma DRE bem elaborada a empresa pode fazer cálculos mais estruturados de precificação e investimentos. Você entenderá a seguir como a DRE pode ajudar no cálculo de indicadores e análises do dia a dia.

Classificação de gastos por classe, categoria, mês e valor

Para iniciar o cálculo, é importante mapear os gastos a partir do extrato do banco e classificá-los de acordo com a classe que consta na DRE, a categoria (tipo de gasto ou recebimento), o mês em que foi lançado e o valor.

Veja a tabela abaixo com alguns exemplos:

Como calcular uma DRE

Para o cálculo da DRE, o mais importante é ter organização e poucas classificações. Recomendamos separar em quatro grandes grupos, como na tabela abaixo:

Planilha dashboard de gestão para fazer a gestão financeira da sua agência. Clique aqui para acessar a planilha.

Como calcular uma DRE

Para o cálculo da DRE, o mais importante é ter organização e poucas classificações. Recomendamos separar em quatro grandes grupos, como na tabela abaixo:

Entenda o que significa cada grupo:

• Receita: Deve ser o valor do serviço (Receita Líquida = Receita Bruta menos o desconto de impostos). Recomendamos igualar a receita com o faturamento das Notas fiscais emitidas ou a soma do valor dos serviços por cliente. Receita é tudo que entrou no banco e que veio de cliente.
• Custo de Serviço Prestado: É o gasto da empresa para fazer a execução do serviço. Para isso, podemos considerar custos de pessoas prestando serviço ao cliente, as ferramentas ou qualquer gasto que seja destinado à agência. Esse custo aumenta proporcionalmente em relação à base de clientes e com ele é possível calcular a Margem Bruta (Receita Líquida menos o Custo do Serviço Prestado), que nos ajuda a fazer a simulação de quanto podemos gastar e fazer novos investimentos.
• Lucro Operacional: É o lucro produzido exclusivamente pela operação do empreendimento, subtraindo as despesas administrativas, comerciais e operacionais, isto é, a Margem Bruta menos Despesas de Vendas, Marketing e Administrativo. Você conseguirá ver quanto a empresa está gerando de dinheiro e quanto está gerando de caixa. Para o cálculo, é importante entender:
  • Despesas de Vendas e Marketing: despesas direcionadas à aquisição de novos clientes. Exemplos: vendedor dedicado, hospedagem do site, anúncios no Google e Facebook, viagens de prospecção, feiras e eventos, salários das equipes, investimento em ferramenta de automação de marketing etc.
  • Despesas Administrativas: despesas de gestão geral e backoffice. Exemplos: contador, advogado, pró-labore, limpeza, aluguel, energia elétrica, assistente financeiro, materiais de escritório, etc.

Segundo nosso benchmarking, uma agência faz de 10 a 20% de lucro operacional, mas depende muito do tipo de empresa e tipo de serviço prestado, além do valor agregado oferecido. Trabalhando com escala, sua agência ainda pode ter um aumento da margem do lucro operacional.

• Lucro líquido: É a diferença entre Lucro Operacional, Juros e Despesas não Operacionais, ou seja, a receita total menos o custo total.

Isso significa que o lucro líquido é o ganho que se obtém depois de realizar os descontos correspondentes. Para o cálculo, deve-se excluir do lucro operacional todos os financiamentos, juros e despesas não operacionais.

Tendo conhecimento desses valores, você pode avaliar se o problema de um baixo lucro líquido está no lucro operacional ou se realmente está no lucro líquido. Dependendo do problema, sua agência pode buscar soluções para diminuir a margem de juros, por exemplo.

2. Controle de fluxo de caixa

Com o controle da DRE, você conseguirá ter um controle do fluxo de caixa, que é uma ferramenta para ter conhecimento do dinheiro que entra e sai da sua agência em um determinado período. Para isso, é necessário fazer registros de todas as entradas e saídas de valores, por menores que sejam.

Com esse monitoramento, você saberá quanto de caixa possui no momento e a previsão para os próximos meses, baseado no histórico dos dados. O benefício disso é a possibilidade de saber que tipos de investimentos podem ser feito nos próximos meses, assim como quais são as melhores decisões a serem tomadas, se o seu caixa estiver apertado ou com folga.

Ações como a oferta de desconto no seu serviço podem prejudicar o seu caixa e você somente saberá disso se tiver o controle do fluxo de caixa em mãos. Por isso, temos algumas

Recomendações de boas ações de gestão financeira:

• Reserve 2 a 3 horas de fechamento semanal para inclusão dos gastos

Para garantir que os números são confiáveis e as projeções e decisões são realizáveis, é importante fazer a conciliação dos seus gastos com o extrato do banco. Com isso, o ideal é reservar de 2 a 3 horas por semana para fazer a inclusão das entradas e saídas em seu fluxo de caixa.

• Utilize 1 dia por mês para se dedicar ao fechamento

O ideal é verificar os fechamentos e o caixa na primeira semana de cada mês, pois você já terá os números fechados e tempo para saber o que fazer se tiver algum problema e como reverter a situação.

• Utilize softwares de gestão para otimizar o tempo

Para otimizar o seu tempo nas ações de controle financeiro, recomendamos a utilização de softwares de gestão financeira, que podem diminuir o seu tempo para 1 hora semanal de trabalho sobre a análise das entradas e saídas.

Alguns softwares que recomendamos são o ContaAzul, Nibo, QuickBooks, Omie, por terem um preço mais acessível, além de serem ferramentas de fácil utilização e eficientes. Alguns desses também possuem integração com contadores, o que pode facilitar ainda mais sua gestão.

• Contrate um bom contador ou um assistente administrativo/financeiro

Recomendamos a contratação de um bom contador ou um assistente na sua agência que possua valor agregado e possa fazer o controle financeiro de maneira ágil e eficiente. Isso irá permitir que o seu trabalho não seja manual e você contará com a expertise de um profissional da área para tomar as melhores decisões a favor do seu negócio.

3. Planejamento financeiro

Agora que você sabe como estão os seus gastos e receitas, é hora de começar a definir como sua agência deve direcionar as ações e como você deve investir seu dinheiro em contratações, recursos, definição do seu valor e preços dos serviço. Para isso, consideramos alguns pontos importantes para se ter um bom planejamento financeiro:

Organize os históricos

Tenha um histórico de acordo com seus relatórios contábeis e fluxos de caixa de forma organizada. O recomendável é que seja de pelo menos 3 meses e quanto mais meses de histórico tiver, melhor para o planejamento de ações. Você precisa de informações para saber como estão os seus fluxos e poderá entender a seguir o benefício valioso de ter isso em mãos.

Realize as projeções

Com base no histórico de informações, será possível realizar projeções e analisar cenários pessimistas, realistas e otimistas para sua agência ter um plano de ação em cada um deles.

As projeções devem ser feitas nesta ordem:

• Receita: Baseada nos valores que você pode ganhar dos clientes a cada mês. Sabendo qual o seu ciclo de venda médio, você poderá definir qual é o melhor momento de iniciar novas prospecções e vendas para fechar a meta de receita estimada.
• Custos de serviço: Sabendo o valor do quanto você irá ganhar nos próximos meses, você consegue estruturar suas equipes e projetar seus custos.
• Despesas com vendas: Com essa projeção você saberá quantas contratações são necessárias na área comercial ou para outros cargos.
• Despesas administrativas: Sabendo o valor do quanto irá ganhar, poderá definir quanto poderá gastar com despesas administrativas, como aluguel, fixos e outros investimentos.

Estime cenários com as projeções

Com as informações em mãos, você pode simular o que pode acontecer em cada cenário e tomar ações a partir disso.

Exemplos: se você tiver mais vendedores, irá aumentar as vendas; ou, se não bater a meta de vendas, você pode não ter caixa para manter a agência. Utilize as projeções de cada cenário para ter tempo de tomar melhores decisões, como quais investimentos realizar, qual tipo de cliente atender, etc.

Funil de vendas e receita

Utilizando estratégias de Inbound Marketing para sua agência, você poderá fazer a projeção inversa do funil de vendas, isto é, quantas oportunidades, Leads e visitantes são necessários para fechar a meta de vendas e receita.

Já o conhecimento do número de visitantes do seu site, Leads gerados e oportunidades faz com que você defina quais investimentos são necessários e quantos funcionários devem ser contratados para atender a demanda.

Contratação de funcionários

Uma das preocupações constantes de empreendedores é saber se é o momento certo de realizar um novo investimento. Quando falamos em contratar um funcionário, a decisão pode acabar baseando-se em dados subjetivos e não financeiros, levando a uma escolha cara e que pode comprometer o fluxo de caixa de uma empresa. Para uma boa decisão, você deverá calcular o retorno e o custo total de investir em um novo funcionário de vendas.

Como os impostos no Brasil são altos, é importante que você considere todos os encargos e tenha conhecimento do melhor modelo para tomar a decisão sobre novas contratações para sua agência.

Com a projeção é fácil perceber que, se você oferece bons serviços, um vendedor, apesar do investimento alto inicial, pode ser uma excelente estratégia. Ele pode ajudar a sua agência a escalar e ganhar volume para gerar um lucro maior. Produtos de recorrência, como o RD Station Marketing, podem ajudar uma agência de pequeno porte a escalar e se tornar uma grande empresa.

À medida que você tiver histórico sobre suas informações, você conseguirá fazer cada vez mais um planejamento de longo prazo, pois terá precisão sobre as entradas e saídas dos próximos meses. O benefício disso é poder traçar metas e ações para sua equipe em estruturação.

Projeção do Custo de Aquisição de Cliente (CAC)

Um processo de onboarding ou implementação dos projetos de novos clientes geralmente custa caro, pois requer investimento de tempo e de treinamento da equipe. Além disso, o cliente geralmente quer resultados da “noite para o dia” e tem dificuldade em entender o quanto o período de preparação pode ser fundamental para ele ter sucesso com o serviço que contratou.

Do lado da agência, é necessário saber que trazer novos clientes custa caro e que, apesar dos custos da implementação, o cancelamento de um cliente logo após a contratação dos serviços pode ser ainda mais custoso.

Ao calcular o CAC, você entenderá o tempo necessário para receber o retorno sobre esse custo de aquisição de cliente, assim como a importância da retenção de clientes no curto prazo para o seu sucesso no longo prazo.

Adquirir um novo cliente é cerca de 6 a 10 vezes mais caro do que reter um que já existe. Por isso, ter uma equipe de atendimento e onboarding bem treinada e saber qual o tempo mínimo que um cliente deve permanecer com você são pontos essenciais para o sucesso da sua agência.

Retorno da satisfação do cliente

Sabemos que manter todos os clientes satisfeitos não é fácil. A empresa precisa ser muito bem estruturada, ter processos claros para cada etapa da jornada do cliente e estar sempre pronta para dar uma resposta rápida e eficiente.

Para entender a importância financeira de reter um cliente é necessário calcular o LTV – Lifetime Value. O LTV é o quanto o cliente irá trazer de retorno para a empresa ao longo do ciclo de vida na agência, isto é, o faturamento que um cliente traz para seu negócio depois de ser conquistado. Com isso, você entenderá o impacto financeiro de cancelamentos de clientes e a importância da retenção.

Uma dica para você saber se o LTV da sua agência está em um bom nível é entender qual a relação do LTV sobre o seu CAC. Segundo nosso benchmarking do mercado, o LTV/CAC deve estar acima de 4.

Se os dados da sua agência estiverem abaixo disso, potencialmente você está gastando muito para atrair clientes ou, então, está tendo uma retenção baixa. Por outro lado, se você tiver um LTV/CAC muito alto (acima de 8, por exemplo), é provável que esteja desperdiçando oportunidades de mercado, ou seja, você deve ter excelentes taxas de retenção, porém poderia investir em vendas e crescer ainda mais rápido.

4. Dashboard de gestão

Com o entendimento sobre projeções e cenários para uma melhor tomada de decisão, recomendamos que você utilize um dashboard de gestão para controlar os pontos abordados que disponibilizamos neste post, sobre DRE, Controle do Fluxo de Caixa e Planejamento Financeiro.

Mensure e monitore 5 pilares

Um dashboard de gestão precisa ser prático e muito claro, para trazer informações que auxiliem na tomada de decisão. Para isso, recomendamos um controle baseado em 5 pilares importantes:

• Performance de vendas;
• Satisfação e retenção de clientes;
• Margem e gastos;
• Caixa;
• Orçamento realizado x projetado.

Veja a seguir um exemplo das principais métricas que devem ser mensuradas e monitoradas para fazer um bom gerenciamento da sua agência e depois é só fazer download da planilha para iniciar os cálculos hoje mesmo e colocar em prática seu conhecimento:

5. Oportunidades de otimização

Seguem abaixo algumas dicas importantes para otimização dos processos e consequente melhoria da gestão da sua agência.

Cuidados ao trabalhar com controle financeiro

Para se ter um bom controle financeiro sobre as entradas, saídas e consequentes projeções para as decisões, lembre-se de dar atenção especial aos seguintes pontos:

• Mantenha reserva para 13º salário e férias: Sem essa reserva o seu fluxo de caixa no final do ano pode prejudicar a manutenção da agência.
• Mantenha reserva para rescisões: Essa reserva é importante para não quebrar o caixa também no caso de demissões.
• Não contabilize despesas pessoais junto ao negócio: Jamais misture suas despesas pessoais com as da agência, pois não conseguirá ter o controle correto para tomar decisões objetivas. Registre o seu pró-labore.
• Evite pagar despesas em dinheiro: São mais difíceis de serem rastreadas e podem não ser contabilizadas.
• Calcule o custo de um funcionário: Saiba o custo total dos funcionários, considerando o INSS, DSR, FGTS, entre outros encargos.

Dicas para a gestão financeira da sua agência

Confira abaixo nossas dicas que podem ajudar você a otimizar o processo da sua gestão financeira.

• Automatize cobranças: Utilize softwares de cobrança como Vindi, SuperLógica e Iugu para evitar a inadimplência e não desgastar a relação com seus clientes ao realizar cobranças de pagamento.
• Faça cobranças pré-pagas: Se possível, faça sempre a cobrança de forma antecipada à execução do serviço, para otimizar o seu fluxo de caixa e evitar inadimplência também.
• Ofereça descontos para pagamentos antecipados: Dar descontos para pagamentos antecipados auxilia na folga do fluxo de caixa e traz também um comprometimento do cliente com o projeto. Como o Inbound Marketing traz retorno no médio a longo prazo, o pagamento antecipado auxilia na retenção do cliente. Para serviços com ticket médio maior, você pode oferecer um parcelamento em 4x, por exemplo.
• Evite duplicação de tributos: Evite o pagamento de impostos, como terceirizações de site, por exemplo, em que é comum enviar uma única fatura para o cliente. O ideal é enviar uma nota de débito, que é uma nota não tributada para discriminar o valor do serviço sem tributo.
• Utilize o Cartão do BNDES: Tente conseguir o cartão BNDES para ter um limite de crédito com juros baixos que auxiliam, por exemplo, na reforma da agência, compra de recursos e ferramentas (como o RD Station Marketing), em 24 meses.

Está pronto para colocar em prática e decolar os resultados da sua agência?

Essas são nossas dicas e orientações básicas para iniciar uma eficiente gestão financeira da sua agência. Aproveite para baixar a planilha financeira que disponibilizamos para realizar os cálculos e monitorar as principais métricas.

Conte sempre conosco e um excelente trabalho!